Hướng dẫn sử dụng BT Stock — Phần mềm quản lý mua tôm nguyên liệu

🏠 Tổng quan hệ thống

BT - Stock là phần mềm quản lý thu mua tôm nguyên liệu được thiết kế riêng cho ngành thủy sản. Hệ thống bao gồm 8 module chính giúp số hóa toàn bộ quy trình từ mua hàng đến chế biến.

Sơ đồ chức năng

STT	Module	Chức năng chính	Vai trò
1	📝 Nhập phiếu	Tạo phiếu mua tôm NL, tính tiền tự động	Admin Kế toán
2	📂 Dữ liệu	Xem/sửa/xóa phiếu đã tạo	Admin Kế toán
3	📊 Tổng hợp	Báo cáo theo ngày/tháng, in tổng hợp	Admin Kế toán
4	🏭 Nhập kho	Nhập kho thành phẩm từ chế biến	Admin Thủ kho
5	📦 Tồn kho	Theo dõi tồn kho realtime, nhập-xuất-tồn	Tất cả
6	🚚 Xuất kho	Tạo phiếu xuất kho TP	Admin Thủ kho
7	📐 Định mức	Tính định mức NL/TP, hiệu suất	Admin Kế toán
8	⚙️ Cấu hình	Quản lý danh mục, thông tin công ty	Admin

💡

BT Stock chạy trên nền tảng Firebase Cloud — dữ liệu được đồng bộ realtime, truy cập mọi lúc mọi nơi qua trình duyệt web.

🔐 Đăng nhập hệ thống

Khi truy cập phần mềm, bạn sẽ thấy màn hình đăng nhập.

Hình 1: Màn hình đăng nhập BT - Stock

Nhập Mã công ty (được cung cấp khi bạn đăng ký)

Nhập Tên đăng nhập (ví dụ: admin, ketoan, kho)

Nhập Mật khẩu đã được cấp

Nhấn Đăng nhập hoặc bấm Enter

Tài khoản mặc định

Tài khoản	Mật khẩu	Vai trò	Quyền hạn
admin	admin123	Quản trị viên	Toàn quyền (tất cả 8 tab)
ketoan	ketoan123	Kế toán	Nhập phiếu, Dữ liệu, Tổng hợp, Định mức
kho	kho123	Thủ kho	Nhập kho, Tồn kho, Xuất kho

⚠️

Hãy đổi mật khẩu mặc định sau lần đăng nhập đầu tiên trong phần Cấu hình → Quản lý tài khoản.

📝 Nhập phiếu mua hàng

Tab Nhập phiếu là nơi tạo phiếu mua tôm nguyên liệu. Đây là chức năng được sử dụng nhiều nhất.

Hình 2: Giao diện nhập phiếu mua tôm nguyên liệu

Tạo phiếu mua mới

Chọn ngày: Mặc định là ngày hiện tại. Có thể thay đổi ngày phiếu.

Chọn Kho/Xưởng: Bấm vào ô dropdown, gõ tìm hoặc chọn từ danh sách. Danh mục kho được thiết lập ở tab Cấu hình.

Chọn Khách hàng: Gõ tên để tìm nhanh. Nếu là khách mới, có thể nhập tay trực tiếp.

Thêm dòng sản phẩm: Bấm 「+ Thêm dòng」 để thêm hàng tôm. Mỗi dòng gồm: Loại tôm, Size, Con/kg, Số lượng (kg), Đơn giá.

Hệ thống tự động tính: Thành tiền = Số lượng × Đơn giá. Tổng cộng hiển thị ở cuối bảng.

Trợ giá (nếu có): Nhập số tiền trợ giá/kg, hệ thống sẽ tự cộng vào đơn giá khi in phiếu.

Lưu phiếu: Bấm 「💾 Lưu phiếu」. Số phiếu được tạo tự động theo định dạng MH-YYMMDD-XXX.

💡

Mẹo nhanh: Bấm vào ô dropdown rồi gõ nhanh vài ký tự để lọc danh sách. Ví dụ gõ "sú" sẽ lọc ra "Tôm Sú Vỏ CN".

Các trường quan trọng

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Loại tôm	✅	Chọn từ danh mục (Tôm Sú Vỏ CN, Tôm Thẻ Vỏ, ...)
Size	✅	Cỡ tôm (13/15, 16/20, 26/30, 31/40, ...)
Con/kg	❌	Số con/kg thực tế (tùy chọn)
Số lượng	✅	Khối lượng (kg), hỗ trợ 3 số thập phân
Đơn giá	✅	Giá mỗi kg (VNĐ)
Trợ giá/kg	❌	Tiền trợ giá thêm cho mỗi kg

📂 Dữ liệu phiếu

Tab Dữ liệu liệt kê tất cả phiếu mua đã tạo. Bạn có thể xem chi tiết, sửa, xóa hoặc in từng phiếu.

Hình 3: Danh sách phiếu mua đã tạo

Chức năng chính

🔍 Tìm kiếm: Gõ số phiếu, tên khách hàng hoặc kho để lọc nhanh
📅 Lọc theo ngày: Chọn ngày/tháng/năm để xem phiếu trong khoảng thời gian
👁 Xem chi tiết: Bấm vào phiếu để mở rộng xem danh sách sản phẩm
✏️ Sửa phiếu: Bấm nút sửa để chỉnh sửa thông tin (chỉ Admin)
🗑 Xóa phiếu: Bấm nút xóa, xác nhận để xóa phiếu (chỉ Admin)
🖨 In phiếu: Bấm nút in để mở cửa sổ in phiếu chuyên nghiệp

📌

Phiếu đã xóa không thể khôi phục. Hãy cẩn thận khi xóa dữ liệu.

📊 Tổng hợp & Báo cáo

Tab Tổng hợp cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động mua hàng theo thời gian.

Hình 4: Tổng hợp mua hàng theo tháng

Các loại báo cáo

Tổng hợp theo ngày: Xem tổng mua hàng trong 1 ngày cụ thể
Tổng hợp theo tháng: Xem tổng klượng, tổng tiền theo từng tháng/năm
In tất cả phiếu: In danh sách tất cả phiếu trong khoảng thời gian đã lọc
In từng phiếu: In riêng lẻ từng phiếu với đầy đủ thông tin công ty, chữ ký

Thông tin hiển thị

Cột	Mô tả
Số phiếu	Mã phiếu tự động
Ngày	Ngày tạo phiếu
Khách hàng	Tên người bán
Kho/Xưởng	Kho nhận hàng
Tổng KL	Tổng khối lượng (kg)
Tổng tiền	Tổng thành tiền (VNĐ)

🏭 Nhập kho thành phẩm

Tab Nhập kho dùng để ghi nhận sản phẩm thành phẩm (TP) sau khi chế biến từ nguyên liệu.

Hình 5: Nhập kho thành phẩm

Cách nhập kho

Chọn phiếu liên kết: Chọn phiếu mua NL gốc để liên kết (cho tính định mức).

Chọn Kho/Xưởng: Nơi nhập kho TP.

Thêm sản phẩm TP: Chọn loại tôm TP, size, nhập số block và gram/block. Hệ thống tự tính ra kg.

Bao bì: Chọn loại bao bì (Chính/Tạm) nếu có.

Lưu phiếu nhập kho: Bấm lưu. Dữ liệu sẽ cập nhật vào tồn kho tự động.

✅

Thành phẩm nhập kho sẽ tự động cộng vào tồn kho trong tab Tồn kho. Không cần nhập thủ công.

📦 Tồn kho

Tab Tồn kho hiển thị tình trạng tồn kho thành phẩm realtime và báo cáo nhập-xuất-tồn theo kỳ.

Hình 6: Tồn kho thành phẩm realtime

Hai chế độ xem

1. Tồn kho thực tế

Hiển thị tồn kho hiện tại của từng loại sản phẩm
Nhóm theo: Loại tôm → Size → Kho/Xưởng
Hiển thị: Số block, Tổng kg
Lọc theo loại tôm TP

2. Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn theo kỳ

Chọn tháng/năm để xem báo cáo theo kỳ
Hiển thị: Đầu kỳ → Nhập trong kỳ → Xuất trong kỳ → Cuối kỳ
Chi tiết theo: Kiện, Lẻ, Tổng Block cho mỗi mục
Hỗ trợ in báo cáo với đánh số trang tự động

📊

Công thức: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ

🚚 Xuất kho

Tab Xuất kho dùng để tạo phiếu xuất kho thành phẩm cho khách hàng.

Hình 7: Giao diện xuất kho thành phẩm

Quy trình xuất kho

Chọn ngày xuất và Kho/Xưởng xuất hàng.

Chọn khách hàng xuất: Danh sách khách hàng xuất riêng biệt với khách mua NL.

Thêm sản phẩm xuất: Chọn loại tôm TP, size. Nhập số block cần xuất.

Hệ thống tự kiểm tra tồn kho — nếu không đủ sẽ cảnh báo.

Lưu phiếu xuất: Tồn kho tự động trừ đi.

⚠️

Không thể xuất nhiều hơn số tồn kho hiện có. Hệ thống sẽ cảnh báo nếu vượt quá.

📐 Định mức chế biến

Tab Định mức giúp tính toán hiệu suất chế biến tôm NL → TP, theo dõi hao hụt.

Hình 8: Tính định mức chế biến, hao hụt

Công thức tính

Chỉ số	Công thức	Ý nghĩa
Định mức	KL Nguyên liệu ÷ KL Thành phẩm	Cần bao nhiêu kg NL để ra 1 kg TP. Càng thấp càng tốt (≤ 1.5 = tốt)
Hiệu suất	(KL TP ÷ KL NL) × 100%	Tỷ lệ % thu hồi thành phẩm
Hao hụt	KL NL - KL TP	Phần nguyên liệu bị hao trong chế biến

Cách sử dụng

Chọn phiếu NL: Chọn phiếu mua NL cần tính định mức.

Hệ thống tự động lấy KL nguyên liệu từ phiếu.

Nhập KL thành phẩm: Có 2 cách: (a) Liên kết với phiếu nhập kho TP, hoặc (b) Nhập tay trực tiếp.

Hệ thống tự tính Định mức, Hiệu suất, Hao hụt.

Lưu định mức để theo dõi lịch sử.

Ý nghĩa màu sắc

🟢 Xanh (≤ 1.50): Định mức tốt, hiệu suất cao
🔴 Đỏ (> 1.50): Định mức cao, hao hụt nhiều, cần kiểm tra

📊

Xem mục Lịch sử định mức bên dưới để so sánh hiệu suất qua các phiếu — giúp tối ưu quy trình chế biến.

⚙️ Cấu hình hệ thống

Tab Cấu hình cho phép Admin thiết lập danh mục và thông tin công ty.

Hình 9: Cấu hình danh mục và thông tin công ty

1. Danh mục

Quản lý các danh mục dùng trong dropdown khắp hệ thống:

Danh mục	Mô tả	Ví dụ
Loại tôm NL	Loại tôm nguyên liệu	Tôm Sú Vỏ CN, Tôm Thẻ Vỏ, VAN/PD
Size	Cỡ tôm	13/15, 16/20, 26/30, 31/40, 40/50
Kho/Xưởng	Xưởng hoặc bãi nhận hàng	Xưởng A, Xưởng B, Bãi 1
Khách hàng (Mua)	Người bán tôm NL	Anh Tư, Chị Năm
Khách hàng (Xuất)	Khách mua TP	Cty ABC, Đại lý XYZ

Thêm/Sửa/Xóa danh mục

Thêm: Gõ tên mới vào ô trống → Bấm 「+ Thêm」
Ẩn/Hiện: Bấm nút toggle để ẩn danh mục không sử dụng (không xóa dữ liệu)
Xóa: Bấm nút ✕ (chỉ xóa khỏi danh mục, phiếu cũ không bị ảnh hưởng)

2. Thông tin công ty

Cấu hình thông tin công ty hiển thị trên phiếu in:

Tên công ty, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã số thuế
Logo công ty (upload ảnh)
Tiêu đề phiếu in

🖨️ In phiếu

BT - Stock hỗ trợ in nhiều loại phiếu với thiết kế chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin pháp lý.

Các loại phiếu có thể in

Loại phiếu	Vị trí	Mô tả
Phiếu mua hàng	Tab Dữ liệu, Tổng hợp	In từng phiếu mua NL riêng lẻ
Tổng hợp phiếu mua	Tab Tổng hợp	In tất cả phiếu trong 1 tháng
Phiếu nhập kho	Tab Nhập kho	In phiếu nhập kho TP
Phiếu xuất kho	Tab Xuất kho	In phiếu xuất kho TP
Báo cáo tồn kho	Tab Tồn kho	In báo cáo tồn + nhập-xuất-tồn
Phiếu định mức	Tab Định mức	In chi tiết định mức từng phiếu
Báo cáo định mức tổng hợp	Tab Định mức	In tổng hợp tất cả định mức

Nội dung phiếu in

✅ Logo + Tên công ty (lấy từ Cấu hình)
✅ Địa chỉ, ĐT, MST đầy đủ
✅ Tiêu đề phiếu tùy chỉnh
✅ Bảng chi tiết sản phẩm
✅ Tổng cộng khối lượng + thành tiền
✅ 3 ô chữ ký: Người lập / Thủ kho / Kế toán (hoặc Giám đốc)
✅ Đánh số trang tự động khi in nhiều trang

🖨️

Bấm Ctrl + P hoặc nút 「🖨️ In」 trên cửa sổ phiếu. Chọn Lưu PDF nếu muốn xuất file.

👥 Quản lý tài khoản

Admin có thể quản lý tài khoản người dùng trong phần Cấu hình → Quản lý tài khoản.

Các thao tác

Thêm tài khoản: Nhập username, mật khẩu, họ tên, chọn vai trò (Admin/Kế toán/Thủ kho)
Đổi mật khẩu: Admin có thể reset mật khẩu cho bất kỳ tài khoản nào
Khóa/Mở khóa: Tạm khóa tài khoản khi nhân viên nghỉ việc (không xóa dữ liệu)
Phân quyền: Mỗi vai trò chỉ thấy các tab được cho phép

Bảng phân quyền chi tiết

Tab	Admin	Kế toán	Thủ kho
Nhập phiếu	✅	✅	❌
Dữ liệu	✅	✅	❌
Tổng hợp	✅	✅	❌
Nhập kho	✅	❌	✅
Tồn kho	✅	✅	✅
Xuất kho	✅	❌	✅
Định mức	✅	✅	❌
Cấu hình	✅	❌	❌

❓ Câu hỏi thường gặp

Tôi quên mật khẩu, phải làm sao? ▼

Liên hệ Admin (quản trị viên) để reset mật khẩu trong phần Cấu hình → Quản lý tài khoản. Hoặc liên hệ hotline BT Software.

Dữ liệu có bị mất khi tắt máy không? ▼

Không. Tất cả dữ liệu được lưu trên Firebase Cloud — an toàn, tự động sao lưu. Bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có internet.

Nhiều người có thể dùng cùng lúc không? ▼

Có. BT - Stock hỗ trợ multi-user — nhiều người dùng cùng lúc với tài khoản riêng biệt. Mỗi người có vai trò và quyền hạn khác nhau.

Có thể dùng trên điện thoại không? ▼

Có. Giao diện BT - Stock tương thích với điện thoại và tablet. Tuy nhiên, để trải nghiệm tốt nhất (đặc biệt khi in), nên dùng trên máy tính.

Làm sao để thêm loại tôm mới? ▼

Vào tab Cấu hình → Danh mục → Loại tôm NL, gõ tên tôm mới và bấm 「+ Thêm」. Loại tôm mới sẽ xuất hiện ngay trong dropdown.

Phiếu in không hiện logo công ty? ▼

Kiểm tra tab Cấu hình → Thông tin công ty, đảm bảo đã upload logo. Logo phải có dung lượng < 500KB và format JPG/PNG.

Định mức hiển thị bao nhiêu số thập phân? ▼

Định mức hiển thị 2 số thập phân (ví dụ: 1.04, 1.38). Khối lượng (kg) hiển thị 3 số thập phân.

Cần hỗ trợ kỹ thuật liên hệ ai? ▼

Liên hệ BT Software qua:
📞 Hotline: 0947396607
💬 Zalo: 0947396607
📧 Email: contact@btsoftware.vn

📖 Hướng dẫn sử dụng BT - Stock